FinExpert.e15.cz

Účetní a ekonomické programy pro malé firmy a živnostníky I.

V dnešní době jsou podnikatelské aktivity malých společností a živnostníků podporovány výpočetní technikou.
Účetní a ekonomické programy pro malé firmy a živnostníky I.

Existuje celá řada speciálních aplikačních programů, pomocí kterých lze efektivně realizovat například agendu účetnictví. Tyto programy však nabízí i něco navíc. Živnostníci i malé firmy je většinou pořizují jako hotový produkt. Je možné také přistoupit k ojedinělému řešení a nechat si systém vyvíjet na zakázku. Tato varianta však vyžaduje vyšší finanční náklady a systém není možné nasadit ihned. Proto se v praxi příliš neuplatňuje. Živnostník pak stojí před rozhodnutím, zda si pořídit čistě účetní software, nebo jeho rozšíření v podobě ekonomického systému.

Daňová evidence versus účetnictví

Možná máte v živé paměti dobu, kdy se vše evidovalo ručně. Účetní programy vám pomohou na ni snadno zapomenout. Jejich funkcionalita totiž pokryje všechny vaše potřeby a umožní vést daňovou evidenci efektivně a spolehlivě. Některé programy dokonce podporují jak daňovou evidenci, tak účetnictví. Jen pro pořádek – daňovou evidenci (dříve jednoduché účetnictví) dnes vedou podnikatelské subjekty, na které se nevztahuje povinnost vést účetnictví. Jako příklad jmenujme osoby samostatně výdělečně činné, živnostníky a malé firmy. Účetnictví (dříve podvojné účetnictví) vedou zejména právnické osoby, které tuto povinnost mají danou zákonem, nebo firmy, které se tak rozhodly dobrovolně.

Čistě účetní programy dnes téměř nenajdete. Bývají totiž většinou propojeny s jinými částmi informačního systému firmy, zejména ekonomickou agendou. Proto se většinou setkáte s označením ekonomický systém a zkratkami jako CRM, ERP či SCM. Systémy s přívlastkem CRM (Customer Relationship Management) se zaměřují na řízení vztahů se zákazníky. Ekonomický systém s přívlastkem ERP (Enterprise Resource Planning) se zase orientuje na podnikové procesy a informace, které jsou základem pro podporu rozhodování (např. plánování zdrojů, řízení zakázek atd.).Zkratka SCM (Supply Chain Intelligence) znamená, že se systém zvládá také řízení dodavatelského řetězce.

Systémy jsou modulární

Většina informačních systémů je založena na principu modularity. To znamená, že každý systém má své funkční jádro, na které navazuje několik navzájem spolupracujících a propojených modulů. Tím získáte ucelené řešení, které pokrývá jednotlivé agendy firmy. Na straně výrobce spočívá výhoda modulárního systému v tom, že jej lze snadno rozšiřovat o nové funkce (moduly). Není přitom nutné výrazně zasahovat do již funkčních modulů či datových struktur.Vám, jako zákazníkovi, tento koncept nabízí možnost, vytvořit si výběrem jednotlivých modulů řešení, které přesně odpovídá vašim potřebám. Základní konfiguraci systému můžete postupně doplňovat o další specializované funkce. Protože jsou všechny moduly systému vzájemně provázané, nemusíte jeden údaj zadávat vícekrát, ale stačí jej do systému vložit pouze jednou. Databáze je společná všem modulům a tím nedochází v systému k nežádoucím duplicitám. Další výhodou modulárních systémů je jednotné uživatelské prostředí a velmi podobné ovládání nově přidaných modulů.

Moduly ekonomických systémů můžeme rozdělit na základní a doplňkové. Základní funkce získáte již v ceně zakoupeného softwaru a kromě účetní agendy se jedná například o moduly Adresář, Peněžní deník, Závazky a pohledávky, Fakturace, Evidence majetku, Sklady, Mzdy a personalistika, Kniha jízd a další. Počet základních modulů, včetně doplňkových služeb, přímo ovlivňuje cenu produktu. Doplňkové moduly, jako například mobilní přístup či projektové řízení, si v průběhu času můžete podle potřeb postupně dokupovat. Výrobci často nabízejí různé cenové balíky, které obsahují různé kombinace dostupných modulů. Důležité je, abyste si vždy vybrali řešení, které bude přesně odpovídat potřebám vaší firmy. Nekupujte zbytečně funkce, které v podnikání vůbec nepotřebujete.

Podle čeho si systém vybírat?

Ještě než se rozhodnete pro některý informační systém, doporučujeme vzít v úvahu některá kritéria, podle kterých systém vybírat. V dnešní době výrobci nabízejí hned několik samostatných produktů podle zaměření a velikosti firmy. Omezte svůj výběr pouze na programy přímo určené malým firmám a živnostníkům. Těmito specializovanými programy jsou dále hodnocené produkty ABRA G1, Helios Red, Money S3, POHODA 2009, ÚČTO 2009 a Winstrom 10. Vždy je vhodné v první řadě zvážit potřeby vaší firmy. Zamyslete se nad tím, co vlastně od systému očekáváte? Vaše požadavky budou zřejmě korespondovat se zaměřením firmy, ale také s jejím členěním nebo počtem pracovníků, kteří budou se systémem pracovat.

Jedním z nejdůležitějších faktorů výběru bývá cena. Ta se většinou odvíjí od nabízené funkcionality a doplňkových služeb. Bohužel, stejně jako při koupi jiných výrobků neplatí zásada, že čím dražší software zakoupíte, tím lepší produkt získáte. V mnoha případech i vysoká cena může vést k nespokojenému zákazníkovi, a to z různých důvodů. Je dobré si uvědomit, že za některé doplňkové služby budete muset v budoucnu také zaplatit (např. přizpůsobení systému, pravidelné aktualizace, doplňkový servis atd.). Přestože je velmi těžké předjímat činnost našich zákonodárců, ověřte si periodicitu vydávání nových verzí. Tyto systémy jsou totiž silně závislé na legislativě, která se mění poměrně často a rychle. Spolehlivý program poznáte například také podle toho, jak pružně dokáže reagovat na legislativní změny a rychle je zohlední ve způsobu účtování.

Zajímat by vás měly také doplňkové služby. Firmy většinou k programům nabízí širokou podporu, od školících a konzultačních služeb, technické podpory, podpory na telefonu až po on-line poradenské systémy, individuální servis nebo zakázkový vývoj. Zajímavým doplňkem je také vzdálený monitoring, audit systému, jazykové mutace či podpora ISO.

Nejlepší je si program vyzkoušet

Při výběru zvažte reference osob, které daný program již delší dobu používají. Na Internetu se pravidelně objevuje řada odborných diskuzí, recenzí a testování softwaru, které vám pomohou se rychle zorientovat. Nejlepší rada je si program vyzkoušet. K tomuto účelu slouží převážně demoverze, které jsou ochuzené o některé funkce, a také zkušební data pro testování (např. u produktu ÚČTO 2009). Na trhu se však můžete setkat také s produkty s označením Start (např. u produktů Helios Red, Money S3, WinStrom 10), které jsou určené pro seznámení se systémem. Jedná se většinou o plně funkční verze programů, které jsou omezené pouze počtem přístupů do databáze.

Nové trendy

Novým trendem ekonomických systémů je vzájemná komunikace několika stran a propojení systémů, které umožní třeba pohodlné předávání účetních dokladů, jako jsou objednávky nebo faktury(tento přístup používá např. Helios Red). V důsledku vám toto řešení ušetří nejen čas, ale také náklady za poštové či pracovní sílu. Funkcionalita systémů bývá standardně doplněna také o generování výkazů pro Intrastat. Povinnost vykazovat data pro tento statistický systém pro sledování pohybu zboží mezi členskými zeměmi EU se přitom u nás týká řady firem a za nepodání nebo chybné podání výkazu hrozí firmě sankce. Proto kvalitní systémy disponují funkcemi pro generování příslušných sestav. Co jsme však u některých systémů postrádali, byla možnost elektronického podávání těchto výkazů přes Portál veřejné správy. Jeho část s názvem Elektronická podání totiž umí výkazy nejen sbírat, ale i přeposílat Celní správě. Pružné ekonomické systémy využívají této možnosti také pro elektronické odesílání evidenčních listů důchodového pojištění, přiznání k dani z přidané hodnoty a dalších formulářů. Komunikace s veřejnou správou je pak rychlá a efektivní. Z hodnocených produktů jsme na tuto službu narazili například u systémů ABRA G1, Helios Red nebo Money S3.Chcete-li být pravidelně informování o aktuálním stavu systému, vyberte si software, který umožňuje vzdálený přístup (např. mobilní). Za zmínku stojí i modul Homebanking, kterým lze odeslat připravené příkazy k úhradě do banky, nebo naopak získat z banky aktuální výpis z vašeho účtu nebo kurzový lístek.

Požadavky na hardware kladené

Neméně důležité je provozní prostředí a technické požadavky. Do začátku jsou dobrým vodítkem parametry hardwaru (zejména pracovní stanice a databázový server) a softwaru (operační systém a doplňující aplikace), které každý výrobce zveřejňuje na svých internetových stánkách. Minimální požadavky na hardware má například program ÚČTO 2009. Informujte se také na obtížnost instalace systému a na konfiguraci serveru a klientských stanic. V některých případech totiž nemusí jít o triviální záležitost. Nezapomínejte ani na to, že s růstem počtu uživatelů, rostou také požadavky na zabezpečení přístupových práv do různých částí systému. Běžnou funkcí je také průběžný monitoring činností.

Řada uživatelů si vybírá ekonomický software také podle uživatelské přívětivosti pracovního prostředí. Vzhled hraje důležitou roli, ale nemusí vždy korespondovat s funkční kvalitou systému.

Ekonomické systémy také rády vytváří vazby na jiné aplikace. Tím se rozšiřuje jejich použitelnost a data ze systému pak můžete jednoduše zpracovávat i v jiných aplikacích, např. v Excelu jak je tomu u produktů ABRA G1 nebo Helios Red. Vzájemnou přenositelnost podporují speciální otevřené formáty pro výměnu dat (např. XML či CSV). Možnost ukládání dat do těchto formátů je jednou z funkcí, která by vás u těchto systémů rovněž měla zajímat.

Jana Andrýsková

Pokračování článku vyjde ve středu 16. prosince 2009.

 

Další článek


 

Související články


celkem 1 komentář

Nejnovější komentáře

Ten článek je celkem hloupost.
Jirka
19. 12. 2009, 14:13

Další články

Spouštíme nový FinExpert!

Spouštíme nový FinExpert!

Několik posledních měsíců jsme intenzivně pracovali na nové verzi webu FinExpert.cz.

5.  4.  2017  |  Ondráčková Kamila

Sociální pojištění pro OSVČ v roce 2017

Sociální pojištění pro OSVČ v roce 2017

Zálohy živnostníků na sociální pojištění v roce 2017 porostou. Výše zálohy se vypočítává dle zisku v předchozím období. (aktualizováno)

4.  4.  2017  |  Gola Petr  |  11

Velká mapa malého podnikání: kde je konkurence, kde jsou příležitosti?

Velká mapa malého podnikání: kde je konkurence, kde jsou příležitosti?

4.  4.  2017  |  Pospíšil Aleš
Aplikace Záchranka pomáhá už rok. Nic nestojí, ale může být k nezaplacení

Aplikace Záchranka pomáhá už rok. Nic nestojí, ale může být k nezaplacení

3.  4.  2017  |  Pospíšil Aleš  |  1
V Praze je blaze. Z evropských regionů je v HDP na hlavu na 6. místě

V Praze je blaze. Z evropských regionů je v HDP na hlavu na 6. místě

3.  4.  2017  |  Pospíšil Aleš  |  3

Mzdová kalkulačka

Student
Držitel průkazu ZTP/P
Invalidita 1. nebo 2. stupně
Invalidita 3. stupně
Penze / rodičovská dovolená

Sociální pojištění pro OSVČ v roce 2017

Sociální pojištění pro OSVČ v roce 2017

Zálohy živnostníků na sociální pojištění v roce 2017 porostou. Výše zálohy se vypočítává dle zisku v předchozím období. (aktualizováno) více