FinExpert.e15.cz

Domácnost a kancelář bez papírů

Firmy začínají upouštět od papírového zpracování dat a snaží se učit nepoužívat papír i své zákazníky a klienty.

Neefektivní papír

Papírové složky, papírové šanony a velké místnosti, kde jsou papírová data archivována. Tak toto začíná být u velkých firem minulostí. Místnosti pro archivaci dat nahrazují harddisky s terabajty dat a vstupní recepce, kde se zpracovává příchozí pošta, disponují výkonnými skenery, které veškerá příchozí data na papíru převádějí do elektronické podoby. Bezpapírové kanceláře začínají být realitou zvláště u společností, které kladou důraz na ekologické chování.

Nízké náklady jsou hnacím motorem

Že skladování papíru je nákladné, potvrdil i Martin Louhar z dopravní firmy Speed Pro. Skladování přepravních listů je čím dál nákladnější a vznikají velké problémy s prostory, kde je lze mít uschované. Navíc ze zákona se dokumenty musejí archivovat a každoročně jich samozřejmě přibývá. Elektroniku již několik let používá například přepravní společnost DHL a PPL, kdy příjemce zásilky se podepisuje přímo na displej elektronického zařízení, přepravní listy jsou již minulostí.

Jednou z oblastí, ve které se daří snižovat náklady leteckým společnostem jsou koncepty provozu tzv. bezpapírových kanceláří. V tom vyniká zvláště společnost easyJet, která preferuje ekologické chování. Díky konceptu bezpapírové kanceláře se daří výrazně zjednodušit pracovní postupy. Řízení i správa společnosti probíhá výhradně prostřednictvím IT systémů, k nimž lze přes zabezpečené servery získat přístup z kteréhokoli místa na světě. To umožňuje značnou flexibilitu při řízení společnosti.

Bez papíru v praxi

Život bez papíru není složitý. Jako příklad lze použít právě dopravní společnosti nebo zmiňovaný easyJet. Zatímco zákazníci easyJet používají k online rezervaci letenek zvláštní rezervační systém, který plně podporuje koncept "žádné letenky", resp. žádných fyzických letenek (tzn. pasažéři dostávají elektronickou letenku - potvrzení o rezervaci prostřednictvím emailu), zaměstnanci letecké společnosti používají skenovací, evidenční a další software, aby se snížilo množství používaných papírů na minimum.

S kanceláří bez papírů easyJet ušetří nejen na kancelářském vybavení (papírech, tužkách, perech, cartridgi apod.), ale hlavně, zaměstnanci šetří výrazně svůj čas. Důležité je mít účinný IT systém, ale hlavně schopný IT tým pracovníků. Navíc kancelář, kde se nepoužívá papír, je určitě pro životní prostředí menší zátěží, než klasické kanceláře, kde se běžně spotřebuje až několik kilo papírů denně.

Elektronická práce z domu

Tisková mluvčí easyJet Samantha Day doplnila naší redakci informaci, že tato letecká společnost spoléhá na bezpapírovou kancelář od doby, kdy začala s činností. "Zaměstnanci easyJet si užívají svobody pracovat na dálku z domu, když jsou na cestách, či od jakéhokoliv počítače v naší kanceláři v Lutonu,“ uvedla Samantha Day. Jednou z hlavních výhod kanceláře bez papírů je flexibilita, která je čím dál více důležitá ve všech ekonomických oblastech. Takto mohou v jakékoli situaci pracovat všichni členové týmu společně, aniž by ztráceli čas cestováním z místa na místo.

To přesně koresponduje se snižovám nákladů, které je pro lowcost dopravce typické. Ale náklady se snaží snižovat i finanční a pojišťovací společnosti. Centrálním elektronickým zpracováním informací disponuje například pojišťovna Kooperativa, to jí umožňuje velmi rychle vyřizovat a předávat informace o škodách a následném řešení. Mobilní operátor T-Mobile příchozí papírová data převádí do elektronické podoby rovněž okamžitě.

Domácnost bez papírů

K elektronickým dokumentům jsou motivováni i zákazníci společností, které je sami preferují. Pro příklad nemusíme chodit daleko. Banky v posledních měsících poplatkově motivují své klienty, aby přešli z papírových výpisů na výpisy elektronické. Pro banku je to efektivní, ušetří náklady a její zákazník obdrží informaci o pohybech na účtu okamžitě, jakmile ji IT systém vygeneruje. Papírové zpracování dat tak pomalu ustupuje do minulosti a za 10 let bude papír možná jen drahou variantou pro nepřátele lesů.

Další článek


 

celkem 1 komentář

Nejnovější komentáře

Zdravím, chtěl bych Vás poprosit o nezávazné vyplněn...
Maty
17. 7. 2013, 11:56

Další články

Spouštíme nový FinExpert!

Spouštíme nový FinExpert!

Několik posledních měsíců jsme intenzivně pracovali na nové verzi webu FinExpert.cz.

5.  4.  2017  |  Ondráčková Kamila

Sociální pojištění pro OSVČ v roce 2017

Sociální pojištění pro OSVČ v roce 2017

Zálohy živnostníků na sociální pojištění v roce 2017 porostou. Výše zálohy se vypočítává dle zisku v předchozím období. (aktualizováno)

4.  4.  2017  |  Gola Petr  |  9

Velká mapa malého podnikání: kde je konkurence, kde jsou příležitosti?

Velká mapa malého podnikání: kde je konkurence, kde jsou příležitosti?

4.  4.  2017  |  Pospíšil Aleš
Aplikace Záchranka pomáhá už rok. Nic nestojí, ale může být k nezaplacení

Aplikace Záchranka pomáhá už rok. Nic nestojí, ale může být k nezaplacení

3.  4.  2017  |  Pospíšil Aleš  |  1
V Praze je blaze. Z evropských regionů je v HDP na hlavu na 6. místě

V Praze je blaze. Z evropských regionů je v HDP na hlavu na 6. místě

3.  4.  2017  |  Pospíšil Aleš  |  1

Mzdová kalkulačka

Student
Držitel průkazu ZTP/P
Invalidita 1. nebo 2. stupně
Invalidita 3. stupně
Penze / rodičovská dovolená