V článku se zaměříme na problematiku tuzemských pracovních cest a s ní souvisejících náhrad za ubytování a zvýšených stravovacích výdajů (tzv. stravné). Právní úprava náhrad spojených s pracovní cestou vyplývá ze zákoníku práce. Tento právní předpis říká, že zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce.
Mezi nejčastější výdaje související s tuzemskou pracovní cestou zaměstnance patří náhrady výdajů za ubytování a zvýšených stravovacích výdajů (stravné).
Náhrada výdajů za ubytování
Zákoník práce stanovuje, že: „Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.“
Z ustanovení zákona tedy jednoznačně vyplývá, že zaměstnanci jsou proplaceny (poskytnuty náhrady) pouze za výdaje na ubytování, které doložil např. fakturou či příjmovým pokladním dokladem.
Způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě není žádným ustanovením zákoníku práce upraven ani omezen. Zaměstnavatel by však měl zaměstnanci způsob ubytování stanovit nejpozději před jeho nástupemna pracovní cestu, přičemž rozhodnutí zaměstnavatele o způsobu ubytování je pro zaměstnance závazné. Zaměstnavatel tak může jednoznačně stanovit například místo ubytování, maximální cenu za ubytování, druh ubytovacího zařízení atd.
Na druhé straně pokud zaměstnavatel nestanoví zaměstnanci omezující podmínky před nástupem na pracovní cestu, je pak jeho povinností proplatit zaměstnanci předložený doklad o ubytování, i když bude např. cena vyšší než by předpokládal.
Daňová uznatelnost výdajů na ubytování
V souvislosti s daňovou uznatelností výdajů za ubytování u zaměstnavatele je nutno zajistit, aby zaměstnanec byl ubytován u podnikatelského subjektu (fyzické osoby či právnické osoby), která může poskytovat ubytovací služby a k vyúčtování je nutno použít daňový doklad vystavený tímto podnikatelským subjektem.
Doklad o ubytování tedy musí mít náležitosti daňového dokladu nebo zjednodušeného daňového dokladu. Z dokladu musí být jednoznačně určitelná osoba, které bylo ubytování poskytnuto (z důvodu případných kontrol finančních orgánů).
Náhrada zvýšených stravovacích výdajů (tzv. stravného)
V souvislosti s pracovními cestami zaměstnance a náhradou stravovacích výdajů (stravného) dochází k uplatňování § 163 zákoníku práce (pokud je zaměstnavatelem podnikatelský subjekt), nebo § 176 zákoníku práce (pokud je zaměstnavatelem státní či příspěvková organizace).
Výše stravného neprokazuje zaměstnanec žádným dokladem o zakoupení stravy na rozdíl od výdajů za ubytování, ale dobou pracovní cesty. Z následující tabulky je možno jednoznačně určit výši stravného, kterou zaměstnanec obdrží od svého zaměstnavatele.
Z uvedené tabulky vyplývá rozdíl mezi zaměstnavatelem ve veřejném sektoru a zaměstnavatelem v podnikatelském sektoru. U zaměstnavatelů v podnikatelském sektoru jsou výše uvedené náhrady „startovací“, tedy je možno je zvyšovat neomezeně. Na rozdíl od veřejného sektoru, kde jsou jasně stanoveny minimální a maximální možné náhrady výdajů za stravování na služební cestě. Výše stravného se však stanovuje vždy za každou pracovní cestu samostatně, a to i v případě několika pracovních cest uskutečněných v kalendářním dni.
Jestliže služební cesta trvá několik dní, je stravné počítáno za každý kalendářní den samostatně s jednou výjimkou. Pokud pracovní cesta zaměstnance trvá dva kalendářní dny (překračuje jednu půlnoc), je možné upustit od samostatného posuzování každého dne, je-li to pro zaměstnance výhodnější.
Příklad
Pracovní cesta zaměstnance trvala dva kalendářní dny. Počátek pracovní cesty 13:00 hod první den. Konec pracovní cesty 10:00 hod druhý den. Zaměstnavatel rozhodl, že budou poskytovány náhrady stravovacích výdajů ve spodní hranici (viz tabulka výše).
Varianta A) – stravné za každý pracovní den
1. den - doba pracovní cesty: 11 hod. 58 Kč
2. den - doba pracovní cesty: 10 hod. 58 Kč
Stravné činí 116 Kč.
Varianta B) – stravné s uplatněním výjimky
1. den – doba pracovní cesty: 11 hod. 0 Kč
2. den – doba pracovní cesty: 10 hod. 0 Kč
Celková doba pracovní cesty u tohoto příkladu je 21 hod. Stravné činí 138 Kč.
Z příkladu vyplývá, že bude provedena optimalizace stanovení výše stravného. Je určen součet stravného za každý kalendářní den samostatně a stravné za celkovou dobu trvání pracovní cesty. Pro zaměstnance je výhodnější varianta B).
Zaměstnanci je tak zaměstnavatelem vyplacena na stravném částka 138 Kč.
Daňová uznatelnost stravného
Obecně platí, že stravné je považováno za výdaj na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Jestliže však zaměstnavatel v soukromém sektoru poskytne zaměstnanci stravné vyšší, než je horní sazba příslušného rozpětí platného pro státní a příspěvkovou sféru, je rozdíl proti horní sazbě předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a také součástí vyměřovacího základu pro pojistné na zdravotní a sociální pojištění (na straně zaměstnance i zaměstnavatele).