FinExpert.e15.cz

Jak se chránit proti zpochybnění elektronických originálů

Mnoha podnikům hrozí právní komplikace kvůli nesprávnému zacházení s elektronickými originály.

České firmy vlastní miliony elektronických originálů dokumentů. Podstatná část z těchto dokumentů nesplňuje požadavky legislativy a případné využití v důkazním řízení by bylo přinejmenším problematické, podobně jako je tomu s neověřenou kopií smlouvy. Služba SecuStamp firmy Software602 umožňuje celou problematiku velmi jednoduše vyřešit a získat jistotu souladu se zákonem.

Důvěryhodný elektronický dokument je plnohodnotnou náhradou listiny opatřené podpisem a razítkem. Může se jednat například o rozhodnutí, která úřady posílají do datové schránky, ale také faktury, dobropisy, objednávky. A přibývá i smluv, které mají čistě elektronickou podobu.

„Elektronický originál poskytuje mnohem větší míru jistoty než listina bez notářského ověření,“ konstatuje manažer služby SecuStamp Pavel Durdil. „U papíru nikdy nemůžete vyloučit, že někdy v budoucnu zpochybní soudní znalec pravost podpisu nebo razítka. Elektronický dokument takový prostor pro zpochybnění neposkytuje. Ovšem jen v případě, že jsou splněny všechny náležitosti požadované legislativou.“

Jak velmi snadno splnit všechny požadavky

Těmito náležitostmi jsou:

  • Převedení dokumentu do univerzálního formátu PDF
  • Připojení zaručeného elektronického podpisu
  • Připojení kvalifikovaného časového razítka

Z pohledu uživatele to znamená, že musí dokument převést do správného formátu (PDF), aktivovat podpisový certifikát, připojit elektronický podpis a poté připojit také časové razítko. Jeho partner, který dokument dostává, by měl být schopen zkontrolovat, že jsou náležitosti splněny a případně připojit časové razítko, pokud na dokumentu chybí.

Až do loňského roku to byl poměrně komplikovaný proces vyžadující specializované technické a právní znalosti. Nyní je ale k dispozici zmíněná služba SecuStamp, která pokrývá všechny potřebné funkce a kde stačí na zkontrolování dokumentu nebo na vytvoření elektronického originálu se všemi náležitostmi dvě kliknutí, případně je možné činnost plně automatizovat.

Aby důležité dokumenty neztrácely platnost

Zkušenosti s elektronickým podpisem rychle přibývají a mnoho podnikatelů i manažerů už ví, že se nejedná o obrázek podpisu, ale o softwarovou komponentu kontrolní součet, která prokazuje, kdo dokument podepsal a že od chvíle podpisu nebyla provedena změna. Povědomí o časovém razítku je ovšem výrazně nižší.

Přitom právě uchovávání elektronických dokumentů bez časového razítka představuje právní riziko. Pokud totiž autor dokumentu svůj podpis někdy v budoucnu nechá zneplatnit, zpochybní tím všechny elektronické dokumenty, které kdy vytvořil a které nemají časové razítko. Majitelé dokumentů se o tom zpravidla ani nedozví.

Až když se pokusí uplatnit nároky, které z dokumentu vyplývají, dozví se, že se z originálu stala neověřená kopie (slovy Jiřího Petery, „elektronický cár papíru“). A protože zaručený elektronický podpis se vystavuje na jeden rok, nejpozději za 12 měsíců od obdržení se něco podobného stane s každým elektronickým dokumentem.

Právě proti tomuto riziku chrání časového razítko – další softwarová komponenta, která umožňuje prokázat, že dokument existoval v určité podobě v určitém čase, a to tak, že čas není odvozen od hodin v počítači autora, ale od atomových hodin v sídle certifikační autority. Časové razítko je tak nezpochybnitelným důkazem, že dokument byl podepsán v době, kdy byl podpis ještě platný.

Klepněte pro větší obrázek

S Print2PDF a SecuStamp to jde jednoduše

Až do loňského roku byla hlavním problémem časových razítek komplikovanost celé problematiky. Je totiž zapotřebí uzavřít smlouvu s certifikační autoritou, odhadnout počet časových razítek potřebných v jednotlivých měsících (na tom závisí cena) a instalovat technické řešení. V rámci služby SecuStamp není zapotřebí nic takového řešit. Uživatel se prostě zaregistruje a může začít pracovat.

Na portálu SecuStamp si uživatel může stáhnout aplikaci Software602 Print2PDF, což je pokročilý nástroj pro převod do různých verzí formátu PDF, úpravu dokumentů, připojování elektronických podpisů a časových razítek. Pro širokou veřejnost je zdarma a zdarma je i první dávka časových razítek.

Často využívanou funkcí portálu SecuStamp je i kontrola dokumentů. Ověření platnosti elektronických podpisů a časových razítek totiž vyžaduje některé speciální technické znalosti a komunikaci se všemi kvalifikovanými certifikačními autoritami. V rámci Portálu SecuStamp ovšem stačí dvě kliknutí a uživatel obdrží srozumitelný posudek, jak na tom dokument je.Ověřování probíhá podle stejné metodiky a je realizováno stejnou technologií jako na stanovištích Czech POINTu.

V každém případě není nic snadnějšího než služby SecuStamp vyzkoušet. Jak už bylo uvedeno, stačí k tomu jednoduchá registrace a první dávka časových razítek je zdarma.

Služby portálu SecuStamp a aplikace Software602 Print2PDF zahrnují:

  • Kontrolu dokumentu a srozumitelný posudek, jak je to s jeho platností
  • Nástroj pro snadný převod dokumentů do formátu PDF
  • Nástroj pro připojení elektronického podpisu
  • Připojení kvalifikovaného časového razítka

Více informací na http:/www.secustamp.com

Další článek


 

Další články

Berňák hrozí doměrky, ale zmůže se jen na „malé ryby“

Berňák hrozí doměrky, ale zmůže se jen na „malé ryby“

Chystá se kontrolní akce zaměřená na nesprávné, případně duplicitní uplatnění daňového zvýhodnění na vyživované děti.

Včera  |  Pospíšil Aleš  |  3

Češi si opět půjčí na Vánoce. Dokonce i ti s exekucí

Češi si opět půjčí na Vánoce. Dokonce i ti s exekucí

3.  12.  2016  |  Ondráčková Kamila
Fórum: Důchodové pojištění vs. investiční životní pojištění

Fórum: Důchodové pojištění vs. investiční životní pojištění

2.  12.  2016  |  Fórum FinExpert.cz
Psychologie nákupů aneb Jak vás chtějí ošidit

Psychologie nákupů aneb Jak vás chtějí ošidit

Nákupní horečka, opakující se každým rokem, již vypukla.

2.  12.  2016  |  Štarková Petra  |  2

Zmatky, zavřené hospody i bojkot. Takový byl první den s EET

Zmatky, zavřené hospody i bojkot. Takový byl první den s EET

Systém Finanční správy zatím prý funguje jak má...

2.  12.  2016  |  Pospíšil Aleš  |  6

Mzdová kalkulačka

Student
Držitel průkazu ZTP/P
Invalidita 1. nebo 2. stupně
Invalidita 3. stupně
Penze / rodičovská dovolená