FinExpert.e15.cz

Jak se chránit proti zpochybnění elektronických originálů

Mnoha podnikům hrozí právní komplikace kvůli nesprávnému zacházení s elektronickými originály.

České firmy vlastní miliony elektronických originálů dokumentů. Podstatná část z těchto dokumentů nesplňuje požadavky legislativy a případné využití v důkazním řízení by bylo přinejmenším problematické, podobně jako je tomu s neověřenou kopií smlouvy. Služba SecuStamp firmy Software602 umožňuje celou problematiku velmi jednoduše vyřešit a získat jistotu souladu se zákonem.

Důvěryhodný elektronický dokument je plnohodnotnou náhradou listiny opatřené podpisem a razítkem. Může se jednat například o rozhodnutí, která úřady posílají do datové schránky, ale také faktury, dobropisy, objednávky. A přibývá i smluv, které mají čistě elektronickou podobu.

„Elektronický originál poskytuje mnohem větší míru jistoty než listina bez notářského ověření,“ konstatuje manažer služby SecuStamp Pavel Durdil. „U papíru nikdy nemůžete vyloučit, že někdy v budoucnu zpochybní soudní znalec pravost podpisu nebo razítka. Elektronický dokument takový prostor pro zpochybnění neposkytuje. Ovšem jen v případě, že jsou splněny všechny náležitosti požadované legislativou.“

Jak velmi snadno splnit všechny požadavky

Těmito náležitostmi jsou:

  • Převedení dokumentu do univerzálního formátu PDF
  • Připojení zaručeného elektronického podpisu
  • Připojení kvalifikovaného časového razítka

Z pohledu uživatele to znamená, že musí dokument převést do správného formátu (PDF), aktivovat podpisový certifikát, připojit elektronický podpis a poté připojit také časové razítko. Jeho partner, který dokument dostává, by měl být schopen zkontrolovat, že jsou náležitosti splněny a případně připojit časové razítko, pokud na dokumentu chybí.

Až do loňského roku to byl poměrně komplikovaný proces vyžadující specializované technické a právní znalosti. Nyní je ale k dispozici zmíněná služba SecuStamp, která pokrývá všechny potřebné funkce a kde stačí na zkontrolování dokumentu nebo na vytvoření elektronického originálu se všemi náležitostmi dvě kliknutí, případně je možné činnost plně automatizovat.

Aby důležité dokumenty neztrácely platnost

Zkušenosti s elektronickým podpisem rychle přibývají a mnoho podnikatelů i manažerů už ví, že se nejedná o obrázek podpisu, ale o softwarovou komponentu kontrolní součet, která prokazuje, kdo dokument podepsal a že od chvíle podpisu nebyla provedena změna. Povědomí o časovém razítku je ovšem výrazně nižší.

Přitom právě uchovávání elektronických dokumentů bez časového razítka představuje právní riziko. Pokud totiž autor dokumentu svůj podpis někdy v budoucnu nechá zneplatnit, zpochybní tím všechny elektronické dokumenty, které kdy vytvořil a které nemají časové razítko. Majitelé dokumentů se o tom zpravidla ani nedozví.

Až když se pokusí uplatnit nároky, které z dokumentu vyplývají, dozví se, že se z originálu stala neověřená kopie (slovy Jiřího Petery, „elektronický cár papíru“). A protože zaručený elektronický podpis se vystavuje na jeden rok, nejpozději za 12 měsíců od obdržení se něco podobného stane s každým elektronickým dokumentem.

Právě proti tomuto riziku chrání časového razítko – další softwarová komponenta, která umožňuje prokázat, že dokument existoval v určité podobě v určitém čase, a to tak, že čas není odvozen od hodin v počítači autora, ale od atomových hodin v sídle certifikační autority. Časové razítko je tak nezpochybnitelným důkazem, že dokument byl podepsán v době, kdy byl podpis ještě platný.

schema_secustamp.bmp

S Print2PDF a SecuStamp to jde jednoduše

Až do loňského roku byla hlavním problémem časových razítek komplikovanost celé problematiky. Je totiž zapotřebí uzavřít smlouvu s certifikační autoritou, odhadnout počet časových razítek potřebných v jednotlivých měsících (na tom závisí cena) a instalovat technické řešení. V rámci služby SecuStamp není zapotřebí nic takového řešit. Uživatel se prostě zaregistruje a může začít pracovat.

Na portálu SecuStamp si uživatel může stáhnout aplikaci Software602 Print2PDF, což je pokročilý nástroj pro převod do různých verzí formátu PDF, úpravu dokumentů, připojování elektronických podpisů a časových razítek. Pro širokou veřejnost je zdarma a zdarma je i první dávka časových razítek.

Často využívanou funkcí portálu SecuStamp je i kontrola dokumentů. Ověření platnosti elektronických podpisů a časových razítek totiž vyžaduje některé speciální technické znalosti a komunikaci se všemi kvalifikovanými certifikačními autoritami. V rámci Portálu SecuStamp ovšem stačí dvě kliknutí a uživatel obdrží srozumitelný posudek, jak na tom dokument je.Ověřování probíhá podle stejné metodiky a je realizováno stejnou technologií jako na stanovištích Czech POINTu.

V každém případě není nic snadnějšího než služby SecuStamp vyzkoušet. Jak už bylo uvedeno, stačí k tomu jednoduchá registrace a první dávka časových razítek je zdarma.

Služby portálu SecuStamp a aplikace Software602 Print2PDF zahrnují:

  • Kontrolu dokumentu a srozumitelný posudek, jak je to s jeho platností
  • Nástroj pro snadný převod dokumentů do formátu PDF
  • Nástroj pro připojení elektronického podpisu
  • Připojení kvalifikovaného časového razítka

Více informací na http:/www.secustamp.com

Další článek


 

Další články

Mzdová kalkulačka

Student
Držitel průkazu ZTP/P
Invalidita 1. nebo 2. stupně
Invalidita 3. stupně
Penze / rodičovská dovolená

Přehled | Zajímavosti | Vyděláváme | Bydlíme

V kterých zemích se žije nejlépe?

Dle studie OSN „Human Development Index 2015“ patří Česko mezi třicítku zemí s nejlepšími životními podmínkami. více

EuroEUREUR27.030 Kč0.018 %
Americký dolarUSDUSD24.203 Kč0.045 %
Britská libraGBPGBP35.454 Kč-0.327 %
Japonský jenJPYJPY22.071 Kč0.417 %
Chorvatská kunaHRKHRK3.608 Kč0.083 %
více...
PX889.920-0.15 %
CETV59.5005.31 %
ČEZ438.9001.60 %
Erste Bank662.000-0.51 %
Fortuna86.000-0.17 %
více...
Meziroční změna HDP4,50%3Q / 15
Míra nezaměstnanosti6,40%k 1. 1. 16
Meziroční inflace0,60%k 1. 1. 16
Průměrná hrubá mzda26 072 Kč3Q / 15
Meziroční růst průmyslu-1,70%k 1. 12. 15
více