FinExpert.e15.cz

Firmy se obávají papíru, roste poptávka po elektronickém archivu

Praha, 16. května 2016

Každá firma či podnikatel mají povinnost uchovávat celou řadu dokladů, některé z nich pak dokonce až třicet let. Rizika související s jejich dlouhodobým uskladňováním si uvědomuje čím dál více společností, které své dokumenty převádějí do elektronických archivů.

Zatím stále nejobvyklejším způsobem archivace je v případě podnikatele police se šanony, u větších firem jsou pro tento účel vyhrazeny rovnou celé místnosti či dokonce sklady. Takto uchovávané doklady jsou ohroženy ohněm, povodní či prostě jen tím, že mohou po letech archivace vyblednout a stát se nečitelnými. Častým problémem jsou také situace, kdy se takzvané prvotní doklady zatoulaly mezi dřívějšími manažery, statutárními orgány, případně i účetními firmami.

„Za těchto okolností jsme zažili opakovaně případy, kdy kvůli tomu byly daně vyměřeny tzv. náhradní metodou podle pomůcek a vedlo to k vysokému dodanění a sankcím. V důkazní nouzi je obtížné čelit propočtům a odhadům provedeným správcem daně,“ říká Vlastimil Sojka, jednatel společnosti Kodap. 

Co a jak dlouho archivovat?

  • účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
  • účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
  • stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
  • mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu 10 let)
  • u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného)
  • Daňové doklady – 10 let od konce zdaňovacího období

Pokud již ke ztrátě či znehodnocení dokladů dojde, nevyplácí se čekat na daňovou kontrolu a pak zpětně vysvětlovat, že „účetnictví uplavalo“. „Pokud nešlo o letité dokumenty, je možné si vyžádat kopii dokladu od protistrany,“ dodává Vlastimil Sojka. 

Zákon o účetnictví nařizuje obecně pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu. Výjimkou je účetní závěrka a výroční zpráva, které musí být archivovány po dobu 10 let. V případě nesplnění této povinností může být vyměřena sankce až do výše 3 % objemu aktiv. Horší situace ale může nastat u dokladů, jako jsou například mzdové listy. Ty musejí být, na rozdíl od daňových dokladů, uchovávány nejméně 30 let. Pokud Okresní zpráva při kontrole zjistí, že došlo k jejich poškození či dokonce ztrátě, může uložit pokutu do výše 100 000 korun, při opakovaném pochybení dokonce až půl milionu korun. 

I z těchto důvodů přibývá firem, které využívají opory v zákoně a své doklady převádějí a uchovávají v elektronické podobě. „V posledních měsících registrujeme meziroční růst poptávky po elektronické archivaci o 30 procent," potvrzuje Jan Mrvík ze společnosti Editel, která se elektronickou archivací dokumentů zabývá. I tento způsob uchovávání dokumentů se musí řídit jasnými pravidly.

„V případě elektronické archivace je třeba zajistit věrohodnost původu dokumentů, nezměnitelnost jejich obsahu, dlouhodobou archivaci v daném období a samozřejmě̌ stálou převoditelnost do čitelné podoby. Běžnou součástí zabezpečení jednotlivých dokumentů se tak stává elektronický podpis či značka, případně̌ časová razítka a další technologické postupy,“ dodává Mrvík.

Další článek



Další články

Ženy žijí déle, ale na důchod si spoří méně než muži

Ženy žijí déle, ale na důchod si spoří méně než muži

Před 3 hodinami  |  Ondráčková Kamila
Každý pátý třicátník žije s rodiči. Mamahotel zapadá do jeho životního stylu

Každý pátý třicátník žije s rodiči. Mamahotel zapadá do jeho životního stylu

Před 3 hodinami  |  Ondráčková Kamila  |  1
Tipy: Jak ušetřit stovky litrů v koupelně?

Tipy: Jak ušetřit stovky litrů v koupelně?

Podívejte se, jak jednoduše šetřit vodou a snížit si tak své výdaje.

Před 6 hodinami  |  Poncarová Jana  |  12

Převod auta: od června nastane změna

Převod auta: od června nastane změna

Před 6 hodinami  |  Rybová Romana  |  1
Zálohové výživné bylo schváleno vládou. Co to pro nás znamená?

Zálohové výživné bylo schváleno vládou. Co to pro nás znamená?

Zálohové výživné vládě předložila ministryně Michaela Marksová.

Před 16 hodinami  |  Rybová Romana  |  2

Mzdová kalkulačka

Student
Držitel průkazu ZTP/P
Invalidita 1. nebo 2. stupně
Invalidita 3. stupně
Penze / rodičovská dovolená

Daňové přiznání | Školkovné | Sleva na dani | Daně | Vyděláváme

Kdy vzniká zaměstnancům daňový přeplatek? Zde jsou nejčastější případy

Čas na podání daňového přiznání máte v roce 2017 do pondělí 3. dubna. více