FinExpert.e15.cz

Firmy se obávají papíru, roste poptávka po elektronickém archivu

Praha, 16. května 2016

Každá firma či podnikatel mají povinnost uchovávat celou řadu dokladů, některé z nich pak dokonce až třicet let. Rizika související s jejich dlouhodobým uskladňováním si uvědomuje čím dál více společností, které své dokumenty převádějí do elektronických archivů.

Zatím stále nejobvyklejším způsobem archivace je v případě podnikatele police se šanony, u větších firem jsou pro tento účel vyhrazeny rovnou celé místnosti či dokonce sklady. Takto uchovávané doklady jsou ohroženy ohněm, povodní či prostě jen tím, že mohou po letech archivace vyblednout a stát se nečitelnými. Častým problémem jsou také situace, kdy se takzvané prvotní doklady zatoulaly mezi dřívějšími manažery, statutárními orgány, případně i účetními firmami.

„Za těchto okolností jsme zažili opakovaně případy, kdy kvůli tomu byly daně vyměřeny tzv. náhradní metodou podle pomůcek a vedlo to k vysokému dodanění a sankcím. V důkazní nouzi je obtížné čelit propočtům a odhadům provedeným správcem daně,“ říká Vlastimil Sojka, jednatel společnosti Kodap. 

Co a jak dlouho archivovat?

  • účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
  • účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let
  • stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
  • mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let (u starobního důchodu 10 let)
  • u obchodní společnosti (a obdobně i družstva) seznam společníků, členů statutárního orgánu, dozorčí rady a přehled, kdy tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let (3 roky po zaplacení dlužného pojistného)
  • Daňové doklady – 10 let od konce zdaňovacího období

Pokud již ke ztrátě či znehodnocení dokladů dojde, nevyplácí se čekat na daňovou kontrolu a pak zpětně vysvětlovat, že „účetnictví uplavalo“. „Pokud nešlo o letité dokumenty, je možné si vyžádat kopii dokladu od protistrany,“ dodává Vlastimil Sojka. 

Zákon o účetnictví nařizuje obecně pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu. Výjimkou je účetní závěrka a výroční zpráva, které musí být archivovány po dobu 10 let. V případě nesplnění této povinností může být vyměřena sankce až do výše 3 % objemu aktiv. Horší situace ale může nastat u dokladů, jako jsou například mzdové listy. Ty musejí být, na rozdíl od daňových dokladů, uchovávány nejméně 30 let. Pokud Okresní zpráva při kontrole zjistí, že došlo k jejich poškození či dokonce ztrátě, může uložit pokutu do výše 100 000 korun, při opakovaném pochybení dokonce až půl milionu korun. 

I z těchto důvodů přibývá firem, které využívají opory v zákoně a své doklady převádějí a uchovávají v elektronické podobě. „V posledních měsících registrujeme meziroční růst poptávky po elektronické archivaci o 30 procent," potvrzuje Jan Mrvík ze společnosti Editel, která se elektronickou archivací dokumentů zabývá. I tento způsob uchovávání dokumentů se musí řídit jasnými pravidly.

„V případě elektronické archivace je třeba zajistit věrohodnost původu dokumentů, nezměnitelnost jejich obsahu, dlouhodobou archivaci v daném období a samozřejmě̌ stálou převoditelnost do čitelné podoby. Běžnou součástí zabezpečení jednotlivých dokumentů se tak stává elektronický podpis či značka, případně̌ časová razítka a další technologické postupy,“ dodává Mrvík.

Další článek



Další články

Fórum: Důchodové pojištění vs. investiční životní pojištění

Fórum: Důchodové pojištění vs. investiční životní pojištění

2.  12.  2016  |  Fórum FinExpert.cz
Češi si opět půjčí na Vánoce. Dokonce i ti s exekucí

Češi si opět půjčí na Vánoce. Dokonce i ti s exekucí

2.  12.  2016  |  Ondráčková Kamila
Psychologie nákupů aneb Jak vás chtějí ošidit

Psychologie nákupů aneb Jak vás chtějí ošidit

Nákupní horečka, opakující se každým rokem, již vypukla.

2.  12.  2016  |  Štarková Petra  |  2

Zmatky, zavřené hospody i bojkot. Takový byl první den s EET

Zmatky, zavřené hospody i bojkot. Takový byl první den s EET

Systém Finanční správy zatím prý funguje jak má...

2.  12.  2016  |  Pospíšil Aleš  |  6

Pojištění „na blbost“? Může se opravdu hodně vyplatit

Pojištění „na blbost“? Může se opravdu hodně vyplatit

1.  12.  2016  |  Rybová Romana

Mzdová kalkulačka

Student
Držitel průkazu ZTP/P
Invalidita 1. nebo 2. stupně
Invalidita 3. stupně
Penze / rodičovská dovolená