Zatímco firmy vedou účetnictví, živnostníci či ostatní samostatně výdělečně činní si mohou vybrat mezi účetnictvím a daňovou evidencí. Jaký je mezi těmito systémy rozdíl?
Přestože je odlišností hodně, zásadním rozdílem mezi těmito systémy je zachycení příjmů a výdajů u daňové evidence oproti výnosům a nákladům v případě účetnictví. Daňová evidence se soustředí především na finanční toky (příjem nebo výdaj), zatímco účetnictví se soustředí na výnosy a náklady, které se ne vždy ztotožňují s příjmy a výdaji.
Daňová evidence je jednoduchá
Živnostníci podnikající delší dobu si jistě vzpomenou na předchůdce daňové evidence – jednoduché účetnictví. Před několika lety ovšem došlo k reformě obou soustav a ze scény zmizelo podvojné i jednoduché účetnictví. Prvně jmenovaný systém byl nahrazen účetnictvím, zatímco druhý model byl nahrazen daňovou evidencí.Snahou zákonodárce bylo v maximální míře reformovat jednoduché účetnictví a zjednodušit ho natolik, aby ho dokázal vést úplně každý živnostník, včetně těch bez jakéhokoli ekonomického vzdělání.
Myslím, že cíle bylo dosaženo pouze částečně. Důvodem je to, že všechno končí a začíná u daní a stát nemá zájem si nechat utíkat daně ani od živnostníků. Výsledkem je situace, kdy daňová evidence je z hlediska způsobu vedení velmi benevolentní a živnostník není z hlediska její formy nijak omezen. Vlastní výpočet daňového základu již problematický je a zpravidla si vyžádá podporu účetního nebo daňového poradce. Pouze velmi malá skupinka živnostníků je schopna si sama daňovou evidenci vést a ještě splnit veškeré podmínky z pohledu souvisejících daňových zákonů a případně i obstát před finanční kontrolou.
Způsob vedení není důležitý
Žádný zákon neupravuje způsob vedení daňové evidence, což by mohlo vést k dojmu, že daňovou evidenci lze vést úplně jakýmkoli způsobem. Praxe bohužel ukázala, že bez vedení záznamů podobných členění v peněžním deníku se žádný živnostník neobejde. Ti z nás, co podnikají již několik let, si pamatují peněžní deník jako základní knihu pro vedení jednoduchého účetnictví. I v případě daňové evidence velmi dobře poslouží peněžní deník k zachycení všech transakcí s důrazem na finanční toky. Jakmile dojde k pohybu v pokladně nebo na bankovním účtu živnostníka, měl by živnostník takovou transakci zachytit v peněžním deníku.
Zákon sice nepředepisuje vedení dalších knih, ale v případě kontroly ze strany finančního úřadu může berní úředník požadovat knihu evidence zásob, hmotného majetku apod. Z toho důvodu musí živnostník zabezpečit takovou formu evidence, aby věděl v jakýkoli okamžik stav zásob na skladě, stav pohledávek a závazků, odpisy a zůstatkovou cenu hmotného majetku atd. V tom je potíž a zde zpravidla živnostníci narazí na nedostatečné znalosti daňových zákonů, jejichž zvládnutí je potřebné ke stanovení základu daně z příjmů a výpočtu daňové povinnosti.
Sám, nebo s účetním?
Skutečně stojí za zváženou, jak hodně se cítíte na papírování spojené s vedením daňové evidence. Dle mých zkušeností využívají živnostníci následujících forem spolupráce s účetním a daňovým odborníkem. Nejpohodlnější, ale nejdražší cestou je svěření celého vedení daňové evidence externímu odborníkovi. Ten bude od vás přijímat veškeré účetní nebo daňové doklady, které jste během svojí podnikatelské činnosti přijali a zároveň budete vést evidenci o dokladech vámi vystavených. Těmi zpravidla budou vydané faktury, výdejky ze skladu, výdajové a příjmové doklady apod. Účetní vás bude bezpochyby instruovat o náležitostech jednotlivých účetních, případně daňových dokladů apod. Na konci účetního období sestaví podle výsledků podnikání daňové přiznání, na základě kterého dojde k uhrazení daně.
Živnostníci s větším zájmem o čísla se mohou rozhodnout vést si daňovou evidenci sami s tím, že daňové povinnosti nechají na daňovém odborníkovi. V praxi to funguje následovně. Živnostník vede sám peněžní deník nebo obdobnou knihu a přijímá, vystavuje a eviduje veškeré související doklady. Externí odborník se soustředí zejména na daňové úpravy vzniklého hospodářského výsledku, evidenci hmotného majetku, pohledávek a závazků, inventarizaci a její daňový dopad apod. Jeho výstupem by mělo být zejména správné stanovení daňové povinnosti poplatníka.
Ti nejodvážnější se mohou pustit do vedení daňové evidence od A až do Z s tím, že se musí připravit na pravidelné a opakované studium daňových zákonů. Namátkou zmíním ty nejdůležitější – Zákon o daních z příjmů a Zákon o dani z přidané hodnoty. Jejich správná aplikace vyžaduje poměrně dobré znalosti a každý živnostník si musí sám odpovědět na otázku, zda se mu to vyplatí. Podle mého názoru se bez pomoci účetního a daňového specialisty obejde jen úzká skupina živnostníků a většinou se to s ohledem na složitou daňovou agendu nevyplatí.
Ceny služeb specialistů
V první řadě si musíme uvědomit, že existuje volná tvorba cen. Na druhé straně ovšem účetní i daňové služby provází vysoké konkurenční prostředí a vše je otázka jednání mezi objednatelem a poskytovatelem. Některé účetní firmy odvíjí svůj honorář od každého jednotlivého řádu, zatímco druhé sází na paušál. Sami si musíte s ohledem na charakter vašeho podnikání uvědomit četnost dokladů a četnost účetních zápisů. Na jedné straně existují velmi úspěšní živnostníci se třemi vydanými fakturami a jednou přijatou za měsíc a na straně druhé méně úspěšní podnikatelé se stovkami dokladů měsíčně. Vše je třeba zvážit a podobně se na to bude dívat i potenciální účetní firma, se kterou budete sjednávat smluvní podmínky. Není třeba objevovat objevené a lze doporučit jednání s několika firmami a z nich si vybrat tu nejvýhodnější.
Návod na vedení daňové evidence
Jestliže se chcete pustit do vedení daňové evidence sami, soustřeďte se především na finanční toky. Podnikání zahajuje živnostník většinou nějakým vkladem podnikatele, který je vložen buď v hotovosti do živnostníkovy pokladny anebo převodem na účet. Tento vklad je zaznamenán jako vklad podnikatele a z pohledu daňové evidence jde jednoznačně o příjem. Živnostník musí odlišit, zda jde o příjem do pokladny nebo banky a zároveň musí rozhodnout o daňové relevanci. V tomto případě půjde o příjem nedaňový a v peněžním deníku ho také jako nedaňový označí.
K podpoře svojí podnikatelské činnosti si živnostník sjedná reklamu v místních novinách. Za ni zaplatí vydavateli převodem šest tisíc korun. Na základě bankovního výpisu obsahující úbytek na běžném účtu zaúčtuje podnikatel výdaj v této výši. Vzhledem k tomu, že peníze odešly z banky, tak nebude výdaj účtovat v pokladně, ale v bance. Podobně jako v předcházejícím příkladu musí posoudit, zda jde o daňový nebo nedaňový výdaj. Jde o reklamu s cílem podpořit budoucí prodej živnostníka, a tudíž bude mít tento výdaj charakter daňový.
Následující den se podaří živnostníkovi první zakázka a poskytne poradenskou službu za dva tisíce korun. Jeho klient mu tuto částku zaplatí v hotovosti. Z hlediska vedení evidence půjde o příjem do pokladny, který bude mít charakter daňový a v konečném důsledku navýší výsledek hospodaření.
Chyby v určování základu daně
Teoreticky je daňová evidence skutečně jednoduchá na vedení a svým způsobem připomíná to, čemu se říkalo kupecké počty. Bohužel výsledek kupeckých počtů (rozdíl mezi příjmy a výdaji) musí podnikatel takzvaně daňově upravit. Tak například koupě auta do podnikání za 400 000 korun neznamená, že výdaj v této výši prodejci aut snižuje v celé výši i základ daně. Automobil totiž musí živnostník daňově odepisovat a nemůže si vše jednoduše v jednom roce odečíst z daní. Správné stanovení daňového základu obsahuje takových nástrah nepoměrně více a zde bych doporučil všem živnostníkům radu účetních nebo daňových odborníků.